Quand on me demande d’intervenir sur l’intelligence artificielle dans une association, je commence rarement par l’IA. Je commence par une corvée.
Prenez une assistante administrative dans un service d’insertion. Une bonne partie de sa semaine part dans des courriers qui se ressemblent : convocations, attestations, relances, accusés de réception. À chaque fois, elle rouvre un ancien document, change deux ou trois lignes, recommence. Ajoutez les mêmes questions qui reviennent au téléphone et par mail, les horaires, les pièces à fournir, la marche à suivre pour s’inscrire. Rien de compliqué là-dedans. Juste du temps qui s’évapore, tous les jours.
C’est là que je place la vraie question. La plupart des gens demandent « qu’est-ce que l’IA peut faire ? ». Je préfère l’autre : « qu’est-ce que je refais sans cesse ? ». La première mène à des démonstrations qu’on oublie le lundi suivant. La seconde mène à des gains qu’on garde.
Une méthode avant des outils
La démarche tient en quatre temps, et le premier compte double. Découvrir, d’abord : comprendre comment une journée se passe vraiment, avant de proposer quoi que ce soit. Repérer, ensuite, ce qui revient sans arrêt, la tâche qu’on repousse parce qu’elle ennuie. Outiller, avec quelque chose de simple, taillé pour ce besoin précis et pas pour un autre. Tester en vrai, enfin, corriger, recommencer. Rien de spectaculaire dans tout ça, et c’est bien pour cela que ça tient dans la durée.
Deux petits outils qui vivent dans le navigateur
De cette logique sont nés deux outils. Le premier est une bibliothèque de gabarits. L’assistante choisit un type de courrier, remplit quelques cases (le nom, la date, le lieu), copie le résultat sous son papier à en-tête. Le second range les réponses aux questions qui reviennent : elle tape un mot, la réponse s’affiche, elle l’ajuste et l’envoie. Dans les deux cas, elle arrête de réécrire. Elle range une fois pour toutes ce qu’elle écrit déjà.
Deux détails pèsent plus lourd que le reste. Ces outils tournent entièrement dans le navigateur, et aucune donnée ne part sur internet. Pour un service qui manipule des situations sociales, des parcours, parfois des questions de santé, cette étanchéité conditionne le droit même de s’en servir. Le RGPD n’arrive pas après coup, il est dans la conception. Autre garde-fou, tout aussi important : l’outil prépare, la personne relit et signe. Sur le fond d’une décision, l’IA n’a pas voix au chapitre.
Faire préparer la matière par l’IA
Vient la partie que je trouve la plus utile. Une fois l’outil construit, on peut lui demander de remplir sa propre base. Vous rassemblez les documents publics d’un organisme, son site, sa plaquette, sa page de conditions, vous les confiez à l’IA, et elle rédige les réponses ou les gabarits directement au format que l’outil sait charger. En une passe, le gros du travail est dégrossi.
J’ai voulu le vérifier pour de vrai sur un centre de formation. Son site bloquait l’accès automatique, ce qui m’a forcé à m’appuyer sur des annuaires publics, parfois anciens. L’IA a quand même produit une base complète, mais criblée de trous que je lui avais demandé de marquer entre crochets, « à compléter », partout où l’information n’était pas vérifiable. C’est exactement le comportement que je cherchais. Un modèle vous annonce une condition d’accès ou un horaire avec le même aplomb qu’une évidence, y compris quand il l’invente de toutes pièces. Les crochets forcent la relecture là où elle est vraiment nécessaire.
Charger n’est pas publier
Un dernier écueil, invisible au premier regard. Quand on charge une base dans l’outil, elle s’enregistre dans le navigateur, pas dans le fichier. Déposer ce fichier sur un serveur ne rend donc pas la base publique : un visiteur retrouverait la version d’origine, la vôtre étant restée sur votre machine. Pour une vraie page publique, il faut couler la base dans le fichier lui-même. J’ai fini par confier ce travail à l’outil : il exporte maintenant une page de questions-réponses autonome, en lecture seule, que l’organisme pose sur son site. Chaque structure devient autonome, sans que j’aie à repasser derrière chacune.
Ce qu’il faut retenir
Vous n’avez pas besoin d’un grand plan de transformation. Repérez une tâche que vous refaites pour la troisième fois : voilà votre premier candidat. Laissez l’IA préparer la matière, gardez la main sur la relecture, et gardez sur votre machine tout ce qui touche à des données personnelles. Le reste, c’est de la répétition qu’on met au propre une bonne fois.
Et s’il ne fallait garder qu’une phrase : on ne crée rien de neuf, on range ce qu’on écrit déjà pour ne plus le réécrire.
Si un passage de cet article vous a fait penser à une tâche précise de votre structure, c’est probablement qu’il y a là quelque chose à outiller. C’est le cœur de mon métier : aider les associations et les ASBL à se servir de l’IA dans leur travail de tous les jours, sans usine à gaz et sans rien lâcher sur la protection des données. On peut partir de ce qui vous pèse, en discuter simplement, et voir ensemble si un petit outil ferait la différence. Pour amorcer la conversation, contactez-moi via ce formulaire
